Евгений Гузанов: «Цель – сделать архивы открытыми для всех людей»

Конференция состоялась 10 апреля с 13.00 до 14.00.

Наш гость – начальник управления по делам архивов правительства Ярославской области Евгений Леонидович Гузанов. В ведении возглавляемого им управления – обеспечение сохранности, безопасности и государственного учета архивных документов, укрепление материально-технической базы архивов области.

Архивисты нашего региона недавно удивили Россию, создав первыми в стране портал электронных услуг. Это новшество стало своеобразным прорывом привычной ситуации, когда желающий получить архивные сведения должен был потратить для этого много времени и сил. Вопросы нашему гостю, архивисту с большим профессиональным опытом, касались, прежде всего, прикладной роли хранилищ исторических документов.

В конференции участвует:

Евгений Леонидович Гузанов, начальник управления по делам архивов правительства Ярославской области

Вопросы

Александр Панов, ведущий конференции: – Сейчас многие интернет-издания создают иллюзию, что и без архивов можно узнать все – достаточно купить разрекламированную базу данных. Но это, очевидно, миф. А как люди работают с архивными документами? Что их интересует?

Евгений Гузанов: – Ситуация с архивами в нашем регионе неоднозначна. Пользователей становится все больше. Людей интересуют и их родословная, и подтверждение некоторых фактов биографии в связи с изменениями в пенсионном законодательстве. В восьмидесятых годах прошлого века в читальном зале областного архива одновременно работали не более шести человек, и считалось, что зал перегружен. Сегодня в нем 24 рабочих места, но столы не пустуют, люди сменяют друг друга, работа идет практически все время. Для посетителей есть 5 компьютеров, закупленных по областной программе информатизации, чтобы отсмотреть 52 тысячи уже оцифрованных документов. И тем не менее мы еще недостаточно открыты для людей, нам нужно расти.

Ведущий конференции: – Собираетесь ли вы оцифровать все документы, собранные в архивах, идя в ногу с общероссийской тенденцией?

Евгений Гузанов: – Конечно, документы в электронном виде обладают массой преимуществ. С ними могут работать сколько угодно пользователей сразу. Кстати, и физическая сохранность бумаги оставляет желать лучшего. Но не думаю, что есть смысл в тотальной оцифровке. В нашей области хранится 4 миллиона дел. В каждом в среднем 250 листов, в дореволюционных делах может быть до 1000. Оцифровать все это – действительно неподъемная работа. Мы решили, что будем переводить в электронный формат наиболее часто используемые фонды. Например, метрические книги оцифрованы все, поскольку интерес ярославцев к генеалогии не ослабевает. Наш областной архив одним из первых в РФ начал масштабное сотрудничество с вузами и библиотеками – переводим в электронный вид «Епархиальные ведомости» и передаем в областную библиотеку, в университет. Там постоянно с газетой работают, а в бумажном виде она почти ни у кого не сохранилась. Нагрузка на читальный зал архива снижается, доступ облегчается. Разве плохо? Правительство РФ поставило задачу: к 2015 году должно быть оцифровано 20 процентов хранимых документов. На эти цифры приблизительно выходим, хотя для нас они велики.

Ведущий конференции: – Архивисты  обычно редко попадают в центр общественного и медийного внимания.  А есть ли у наших работников этой отрасли весомые достижения?

Евгений Гузанов: – Ярославской области удалось стать лидером в приведении архивного дела в соответствие с требованиями времени. Наши архивисты создали информационный продукт, для всех остальных регионов России остающийся пока лишь проектом. Управление по делам архивов правительства области разработало портал архивной службы. По глубине проработки этот ресурс не имеет аналогов ни в одном регионе России, включая столицу. Мы первые разместили каталог фондов, информацию обо всех 24 государственных и муниципальных архивах, хранящих документы на территории области. Можно, не отходя от компьютера, узнать, какие именно документы в каком архиве есть, а каких нет. Мы единственные в стране вышли на уровень заголовков дела, на нашем портале будет размещен полный список конкретных документов. Что это дает? Предположим, гражданину Иванову нужно узнать, есть ли материалы по выборам Брейтов­ского райисполкома в 1963 году. Такие документы могут храниться в районном архиве или в областном, теоретически – даже отсутствовать. Посылая запросы по почте или посещая учреждения, человек потратил бы уйму сил и времени. Теперь он выходит на портал, набирает искомый запрос в поисковике и видит: вот они. Наш ресурс – это надежный, достоверный и, главное, современный, компас. У нас в читальном зале – справочник­-путеводитель по фондам 1980 года издания, а на портале – информация за январь 2012 года, и ежегодно обновляется. На 30 лет ушли вперед! На создание потребовалось около 2 лет предварительной подготовки. Теперь собираемся сделать так, чтобы зарегистрированный пользователь мог увидеть на портале не только названия, но и текст документов. Человек сможет, если в них нет конфиденциальной информации, заказать нужные и получить их по электронной либо обычной почте. Словом, чем больше ярославцев заглянет по адресу http://www.yar-archive.ru, тем лучше. Не для себя работаем – для людей.

Ведущий конференции: – Какой оптимальный способ взаимодействия простого человека и вашей службы? 

Евгений Гузанов: – Уже сегодня любой человек может обратиться к нам электронным письмом. А в этом году мы планируем сделать так, что пользователь сможет контролировать, принят ли его запрос, исполнен ли. Человек, обратившийся в архив с любым вопросом, будет твердо знать, что он услышан. Мы также выкладываем на нашем портале исторические видеорепортажи. Были сюжеты о мятеже 1918 года, о приезде Валентины Терешковой сразу после полета в Ярославль, об истории партийного архива – сами сотрудники сделали. Ролики мы меняем ежеквартально, получается кинолента эпохи. На нашем ресурсе также есть ряд полезных ссылок, например на ОБД «Мемориал», где содержатся базы данных по погибшим и без вести пропавшим на фронтах Великой Отечественной войны.